Vår funktion felanmälan gör det enklare för hyresgäster att rapportera problem – och snabbare för er att få in kompletta ärenden.
Felanmälan är hjärtat i Tectas tekniska förvaltningsmodul. Det är här du samlar och hanterar alla underhållsärenden i dina fastigheter — från en droppande kran i ett kök till ett trasigt portlås eller en vattenläcka i ett trapphus.
Genom att samla alla ärenden på ett ställe får du både överblick och spårbarhet. Du ser vad som är registrerat, vad som är under hantering och vad som är åtgärdat — och allt är kopplat till rätt fastighet, hyresobjekt och hyresgäst.
Tre sätt att registrera en felanmälan
I Tecta finns det tre olika sätt en felanmälan kan komma in i systemet. Du kan välja det som passar bäst, eller kombinera flera.
Via hyresgästportalen. Hyresgästen loggar in i portalen med BankID och skapar själv ett ärende. De beskriver felet, kan lägga till bilder, och får sedan följa ärendets status direkt i portalen. Det är ett smidigt sätt för dig att flytta in-flödet av ärenden från telefon och mejl till en strukturerad kanal.
Manuellt av en handläggare. Du eller någon annan i organisationen kan registrera ett ärende direkt i Tecta — exempelvis när en hyresgäst ringer in, eller när du själv upptäcker något under en rondering. Du fyller i informationen och kopplar ärendet till rätt objekt.
Via AI-felanmälan. Hyresgästen ringer ett direktnummer kopplat till Tecta, beskriver felet muntligt, och AI:n transkriberar samtalet och skapar automatiskt ett strukturerat ärende i systemet. Det är ett snabbt och tillgängligt alternativ för hyresgäster som föredrar att ringa, samtidigt som du slipper att någon manuellt registrerar ärendet.
Oavsett vilken kanal ärendet kommer in via, så hamnar det i samma kö och hanteras på samma sätt. Du har alltså ett enda flöde att jobba i, vilket gör det enkelt att överblicka alla pågående ärenden.
Tilldelning, prioritering och åtgärdsdatum
När ett ärende har kommit in finns det några viktiga val att göra för att det ska hamna rätt och hanteras i rätt tid.
Tilldelning. Du tilldelar ärendet till rätt person — det kan vara en intern handläggare, en fastighetsskötare eller en extern entreprenör. Den personen får en notis och kan börja jobba med ärendet.
Prioritering. Du sätter en prioritet på ärendet — exempelvis låg, normal eller hög — beroende på hur akut det är. En vattenläcka behöver hanteras direkt, medan en trasig diskbänkslampa kan vänta. Genom att prioritera ärenden får både du och dina handläggare en tydlig bild av vad som ska tas först.
Åtgärdsdatum. Du sätter ett datum för när ärendet ska vara åtgärdat. Det fungerar som ett mål för handläggningen, och hjälper dig att hålla koll på att ärenden inte blir liggande.
Tillsammans skapar prioritering och åtgärdsdatum en tydlig struktur i ärendehanteringen, och gör det möjligt att jobba mer planerat istället för reaktivt.
Statusuppdateringar och kommunikation
När ärendet är registrerat följer det en tydlig statuskedja — från att vara registrerat, till under hantering, till åtgärdat. Hyresgästen kan följa statusen direkt i hyresgästportalen och får på så sätt löpande information om hur ärendet fortlöper. Det minskar antalet följdfrågor och ger en mer transparent process.
Vid behov kan du också skicka statusuppdateringar via SMS eller e-post, så att hyresgästen får en notis när något händer i ärendet.
Tecta låter er jobba mot samma mål med förbättrad översikt, smarta integrationer och flexibel prissättning. Som fastighetssystem borde vara.
Förenkla hanteringen av allt från bestånd till teknisk och ekonomisk förvaltning
Spara tid med färdiga mallar och automatiska utskick och kreditkontroller
Förbättra din planering och förvaltning med verktyg som alla kommer åt, överallt
Se dina nyckeltal när som helst, och automatisera din bokföring med Fortnox
Jag vill bli kontaktad av Tecta.
* = Obligatorisk
Lokaler
Lägenheter
Lager / Förråd
Garageplatser
Parkeringsplatser
Lokaler
0 kr
Lägenheter
0 kr
Lager / Förråd
0 kr
Garageplatser
0 kr
Parkeringsplatser
0 kr
Total antal objekt: 0
Månadskostnad: 0 kr
