Hyresavin är det dokument dina hyresgäster ser oftast. Den går ut varje månad eller kvartal, den styr när pengarna kommer in, och den är det första stället där ett misstag märks.
Här går vi igenom vad en hyresavi är, vad som ska stå på den, och hur den hanteras från utskick till betald – eller vidare till påminnelse och krav.
Kort sammanfattning
En hyresavi är det betalningsunderlag hyresgästen får inför varje hyresperiod. Den talar om vad som ska betalas, för vilket objekt, för vilken period, senast vilket datum och till vilket konto. Avin skapas ur hyresavtalet, distribueras i den kanal hyresgästen valt och följs sedan från utskick till betald – eller vidare till påminnelse och krav.
Vad är en hyresavi?
En hyresavi är den återkommande betalningsuppmaning en hyresgäst får för sitt boende eller sin lokal. I praktiken fyller den samma funktion som en faktura, men ”avi” är det ord branschen använder när debiteringen är återkommande och bygger på ett löpande hyresavtal.
Skillnaden mot en vanlig faktura är att avin sällan skapas manuellt. Den härleds ur avtalet: när avtalet är påskrivet och aktivt vet systemet vilket objekt som hyrs, av vem, till vilket belopp och med vilken frekvens. Avin är alltså ett resultat av avtalet, inte ett separat dokument någon sitter och skriver varje månad.
Vad ska stå på en hyresavi?
En avi som hyresgästen förstår, och som du själv kan följa upp, innehåller följande:
| Uppgift | Varför den behövs |
|---|---|
| Hyresvärd med organisationsnummer och adress | Talar om vem som är avsändare och betalningsmottagare |
| Hyresgäst och eventuell annan fakturaadress | Avin ska nå rätt person, som ibland inte bor på objektets adress |
| Hyresobjekt – adress, objektnummer, objektstyp | Avgörande när samma hyresgäst hyr flera objekt |
| Hyresperiod | Vilken månad eller vilket kvartal betalningen avser |
| Förfallodatum | Utgångspunkt för påminnelse och dröjsmålsränta |
| Specificerat belopp | Grundhyra och tillägg var för sig – inte bara en klumpsumma |
| Moms, när uthyrningen är momspliktig | Ska framgå separat |
| OCR-nummer och bankgiro eller plusgiro | Gör att betalningen kan matchas automatiskt |
| Kontaktuppgifter | Så att frågor hamnar hos dig i stället för i tystnad |
Den vanligaste bristen i praktiken är ospecificerade belopp. En avi som bara säger ”Hyra 9 400 kr” väcker frågor så fort något ändras. En avi som skiljer på hyra, parkering, tillval och eventuell indexuppräkning besvarar frågan innan den ställs.
Vad är ett OCR-nummer och varför spelar det roll?
OCR-numret är en referens som knyter en enskild inbetalning till en enskild avi. När hyresgästen anger det vid betalning kan systemet automatiskt para ihop pengarna på kontot med rätt avi och rätt hyresgäst.
Utan OCR blir avstämningen manuell: någon måste öppna banken, läsa avsändare och belopp, gissa vilken avi betalningen avser och registrera den för hand. Med tio objekt är det en irriterande halvtimme i månaden. Med hundra är det ett heltidsmoment.
Hur ofta skickas avin – och när?
Hyresfrekvensen bestäms per hyresgäst. Månadsvis är vanligast för bostäder, kvartalsvis är vanligt för lokaler. Hyra betalas normalt i förskott, vilket innebär att avin för en period skickas i god tid före periodens början.
Två saker är värda att bestämma en gång och sedan hålla fast vid:
Vilken dag i månaden avierna går ut. Konsekvens gör att hyresgästen vet när den ska komma, och att du märker direkt om något inte gått iväg.
Vilken dag påminnelser skickas. Ett fast datum gör kravhanteringen förutsägbar i stället för att bli en bedömningsfråga varje gång.
Vad är samavisering?
Samavisering betyder att flera objekt hos samma hyresgäst samlas på en enda avi. En hyresgäst som hyr en lägenhet, en parkeringsplats och ett förråd av samma hyresvärd får då ett betalningsunderlag i stället för tre.
Fördelen är färre betalningar att hålla reda på för hyresgästen och färre poster att stämma av för dig. Varje objekt ligger kvar som en egen rad på avin, så specifikationen går inte förlorad..
Vad händer när en avi inte betalas?
En aEn avi rör sig genom några få lägen, och det är själva rörelsen som är arbetet:
Att hantera – avin är skapad men ännu inte utskickad.
Obetald – utskickad, förfallodatum har inte passerat.
Förfallen – förfallodatum har passerat utan registrerad betalning.
Betald – inbetalningen är matchad mot avin.
En förfallen avi ska normalt följas av en påminnelse och därefter, om betalning uteblir, av krav. Poängen med att ha lägena tydliga är att du vid varje tidpunkt kan svara på frågan ”vad ligger obetalt just nu” utan att gå igenom kontoutdrag.
Vad är skillnaden mellan att kreditera och att makulera?
Två begrepp som ofta blandas ihop:
Kreditera används när en avi har skickats men beloppet ska korrigeras eller tas bort. En kreditering skapar en motpost, så att både originalet och rättelsen finns kvar i bokföringen.
Makulera används när avin aldrig borde ha funnits. Den ogiltigförklaras, men sparas för historiken.
Tumregeln: har avin nått hyresgästen krediterar du. Har den inte gjort det makulerar du.
Så fungerar aviseringen i Tecta
I Tecta hänger avin ihop med avtalet från början. När hyresavtalet är signerat och får status Aktiva startar aviseringen automatiskt enligt den hyresfrekvens du valt – du behöver inte skapa avierna en och en.
Avierna genereras automatiskt och samlas under Avisering, sorterade på Att hantera, Obetalda, Förfallna, Betalda, Makulerade.
Utskick och påminnelser kan gå automatiskt på den dag i månaden du ställt in under hyresvärden.
Distributionen väljs per hyresgäst – e-post, Kivra, fysisk post via printtjänsten, eller EDI för företags- och kommunhyresgäster som kräver e-faktura. Privatpersoner och företag kan aviseras i samma körning.
Inbetalningar matchas automatiskt mot rätt avi via bankintegrationen eller autogiro, och reskontran uppdateras utan filuppladdningar mellan bank och system.
Bokföringen följer med. Avier, inbetalningar och krediteringar konteras och skickas vidare till Fortnox, Briox eller Visma, eller exporteras som SIE-fil.
Vill du inte göra det själv kan aviseringsservicen sköta distribution, påminnelser och krav åt dig.
Läs mer i hjälpcentret: Avisering, Bankintegration och Aviseringsservice.
Vanliga frågor
Är en hyresavi samma sak som en faktura?
Funktionellt ja – båda är betalningsunderlag. Skillnaden är att avin är återkommande och härleds ur ett hyresavtal, medan en faktura oftare avser en enskild leverans. Depositioner och engångskostnader hanteras därför som engångsfakturor, inte som avier.
Måste avin skickas på papper?
Nej. Kanalen väljs per hyresgäst. Digital leverans är billigare och snabbare, men papper behövs fortfarande för hyresgäster utan e-post, och vissa företagshyresgäster kräver e-faktura i ett specifikt format.
Kan jag skicka en avi mitt i en period?
Ja, för sådant som ligger utanför den löpande hyran – en deposition, en självrisk, en engångskostnad. Det görs som en engångsfaktura.
Vad gör jag om en hyresgäst betalar fel belopp?
Registrera inbetalningen mot avin. Differensen blir synlig som ett kvarstående saldo, och du kan välja att kreditera, skicka påminnelse på restbeloppet eller låta det ligga kvar.
Hur får jag hyresgästen att sluta fråga efter OCR-numret?
Ge hyresgästen tillgång till en portal där avierna, OCR-numren och betalningsstatus finns tillgängliga dygnet runt. Det är den enskilt vanligaste frågan en hyresvärd får, och den enda som helt kan automatiseras bort.
Kom igång med Tecta
Vill du se hur avisering, bankintegration och betalningar hänger ihop i praktiken? Prova Tecta gratis eller boka en kostnadsfri demo.
