Vid varje utflytt uppstår förr eller senare samma fråga: fanns den där repan i golvet när hyresgästen flyttade in? Svaret finns i besiktningsprotokollet – eller ingenstans alls.
Här går vi igenom vad en besiktning är, vad protokollet ska innehålla och hur du genomför en genomgång som håller när skicket ifrågasätts.
En besiktning är en systematisk genomgång av ett hyresobjekt där skicket dokumenteras punkt för punkt. Resultatet är ett besiktningsprotokoll: en förteckning över vad som kontrollerats, vilket skick varje del hade, och vilka anmärkningar som noterats.
Besiktningar görs vid tre tillfällen:
| Tillfälle | Syfte |
|---|---|
| Inflyttning | Fastställa utgångsläget. Detta är det viktigaste protokollet av alla. |
| Utflyttning | Jämföra mot inflyttningsprotokollet och avgöra vad som är nytt. |
| Periodisk besiktning | Följa upp skicket under pågående hyresförhållande, ofta årligen. |
Kort sammanfattning
Ett besiktningsprotokoll dokumenterar hyresobjektets skick vid en given tidpunkt – normalt vid inflyttning och utflyttning. Det är protokollet från inflyttningen som avgör vad som är befintligt slitage och vad som är en ny skada. Utan det står ord mot ord, och det är hyresvärden som har bevisbördan.
Varför är inflyttningsprotokollet det viktigaste?
Därför att det är utgångsläget. Vid en utflyttning är frågan aldrig ”hur ser det ut?” utan ”vad har förändrats sedan hyresgästen flyttade in?”.
Utan ett inflyttningsprotokoll blir varje repa i parketten en förhandling. Hyresgästen säger att den fanns när de flyttade in. Du minns inte. Och eftersom det är hyresvärden som ska visa att en skada uppkommit under hyrestiden, faller frågan normalt till hyresgästens fördel. Med ett protokoll som visar att golvet var helt vid inflyttning, med foto och datum, är samtalet över på trettio sekunder
Vad ska ett besiktningsprotokoll innehålla?
| Del | Innehåll |
|---|---|
| Identifikation | Fastighet, byggnad, hyresobjekt, objektnummer, hyresgäst |
| Datum och typ | Vilken dag, och om det är in-, ut- eller periodisk besiktning |
| Närvarande | Vem som genomförde besiktningen och vem som deltog |
| Kontrollpunkter | Rum för rum eller efter egna punkter |
| Skick per punkt | Godkänt eller anmärkning, med kort beskrivning |
| Bilder | Foto på varje anmärkning, och gärna på helheten |
| Signaturer | Båda parter |
Vanliga kontrollpunkter är ytskikt (väggar, tak, golv), köksutrustning och vitvaror, badrum och våtrumsytor, fönster, dörrar och lås, samt fast inredning. Vilka punkter som är relevanta beror på objektet – en lokal besiktas inte som en tvåa.
Normalt slitage eller skada?
Den här gränsdragningen är den vanligaste källan till oenighet. En användbar tumregel:
Normalt slitage är det som uppstår av att någon bor eller arbetar där på vanligt sätt över tid. Matta som blivit sliten i gångstråket. Väggfärg som mattats. Bänkskiva med små märken efter åtta år.
Skada är det som beror på oaktsamhet eller något ovanligt. Brännmärke i bänkskivan. Hål i väggen efter en hylla som satts upp utan plugg. Vattenskada i badrumsgolvet efter att duschen använts utan att våtrumsmattan var hel.
Två saker gör gränsdragningen enklare i praktiken: objektets ålder – ju längre hyresförhållandet varat, desto mer slitage är normalt – och fotodokumentation, som gör att diskussionen handlar om vad som faktiskt syns i stället för om vad någon minns.
Så genomför du en besiktning som håller
- Boka i god tid och bekräfta skriftligt. Vid utflyttning: gör besiktningen medan hyresgästen fortfarande har tillgång till objektet, så att de har möjlighet att åtgärda.
- Gå samma väg varje gång. Rum för rum, samma ordning. Det är så du slutar missa saker.
- Fotografera allt du noterar – och gärna en översiktsbild per rum även när allt är i sin ordning. Bilden av det oskadade golvet är den som är värd något om två år.
- Beskriv konkret. ”Repa i parkett, ca 15 cm, vardagsrum vid fönster” slår ”skada på golv”.
- Låt hyresgästen läsa och signera på plats. Ett protokoll som signeras direkt diskuteras sällan i efterhand.
- Spara protokollet på objektet, inte i en mapp på en dator. Det ska gå att hitta av någon annan än den som gjorde besiktningen.
Så gör du i Tecta
Besiktningsprotokollet i Tecta ligger under Teknisk förvaltning och är kopplat till fastighet, hyresobjekt och hyresgäst.
- Protokollen är fullt anpassningsbara. Du bygger kontrollpunkterna efter ert behov – rum för rum, eller efter egna punkter som ytskikt, vitvaror, golv, fönster, badrum och köksutrustning.
- Tidigare kontrollpunkter sparas och kan återanvändas, så att andra besiktningen går snabbare än den första och alla objekt besiktas likadant.
- Bilder och PDF bifogas direkt i protokollet för att dokumentera befintliga skador och slitage.
- Båda parter signerar digitalt – på plats med touch-sign på en surfplatta, eller senare med BankID om hyresgästen inte är närvarande.
- Anmärkningar kan bli åtgärder. Det som behöver fixas hamnar som felanmälan eller som en rad i underhållsplanen i stället för på en lapp.
- Protokollet ligger kvar på objektet, tillgängligt vid nästa besiktning – vilket är exakt när du behöver det.
Läs mer i hjälpcentret: Besiktning och Digital signering.
Vanliga frågor
Måste jag göra en besiktning vid inflyttning?
Det finns inget generellt krav, men utan den saknar du utgångsläget vid utflyttning. Det är den enskilt vanligaste anledningen till att en hyresvärd får stå för en kostnad som hyresgästen orsakat.
Vad händer om hyresgästen inte vill signera protokollet?
Notera i protokollet att hyresgästen närvarat men avstått från att signera, och behåll dokumentationen med foton och datum. Ett osignerat protokoll med bilder är betydligt bättre än inget protokoll.
Kan jag göra besiktningen utan att hyresgästen är med?
Det går, men värdet blir lägre eftersom hyresgästen inte fått möjlighet att kommentera. Erbjud alltid närvaro, och dokumentera att erbjudandet lämnats.
Hur länge ska protokollen sparas?
Så länge hyresförhållandet varar, plus en tid därefter för det fall en fråga om skick uppkommer. Att spara dem digitalt kopplat till objektet kostar ingenting och gör dem sökbara.
Behöver jag besikta lokaler på samma sätt?
Ja, men med andra kontrollpunkter. För lokaler är det ofta installationer, ytskikt och hyresgästanpassningar som är centrala – och frågan om vad som ska återställas vid avflyttning är större än vid bostad.
Kom igång med Tecta
Vill du se hur besiktningarna hänger ihop med felanmälningar, underhållsplan och avtal? Prova Tecta gratis eller boka en kostnadsfri demo.
