Här har vi samlat information som kan hjälpa dig i vårt program. Om du inte löser din fråga eller problem på egen hand är du varmt välkommen att kontakta vår support.
Administration i Tecta är navet där hela fastighetsförvaltningen hålls samman. Här hanterar du fastigheter, objekt, hyresgäster, avtal och behörigheter i ett och samma gränssnitt – utan att behöva hoppa mellan olika system eller Excelark. Systemet är byggt för både egen förvaltning och externa uppdrag, vilket gör att du enkelt kan arbeta med flera hyresvärdar eller portföljer parallellt.
Med Tecta kan hyresgäster ansluta sig till autogiro digitalt och betalningarna dras automatiskt på förfallodagen. Systemet matchar varje betalning mot rätt avi och markerar den som betald direkt, vilket eliminerar behovet av manuell avstämning. Resultatet blir jämnare kassaflöde, mindre påminnelsehantering och färre sena betalningar.
Tecta genererar automatiskt hyresavier. Beroende på hyresgästens preferens kan avierna distribueras via e-post, Kivra, Autogiro, EDI, fysisk post eller printtjänst. Du kan välja mellan helt automatiskt flöde eller manuell godkännandeprocess inför utskick. Alla utskick loggas, vilket gör det enkelt att följa upp när och hur en avi har levererats.
För dig som vill slippa allt vad administration kopplat till hyresavisering innebär erbjuder Tecta aviseringsservice. Det innebär att du bara godkänner aviseringen – sedan sköts distribution av hyresavier, inbetalningar och även påminnelser automatiskt. Du behåller kontrollen i systemet, men slipper administrationen.
Bankintegration i Tecta kopplar ihop hyresaviseringar med verkliga betalningar. När en inbetalning kommer in till ditt bankkonto matchas den automatiskt mot rätt hyresgäst och avi. Det gör att du slipper manuell avstämning och alltid ser uppdaterat reskontra.
Bokföring i Tecta är enkelt.
Med bokföringskoppling i Tecta skapas verifikationer automatiskt vid avisering, betalning eller kreditering – direkt enligt dina kontoplaner. Systemet kan arbeta fristående eller integrerat med Fortnox eller Visma, vilket gör att du slipper manuell export och dubbelregistrering Periodisering av intäkter och moms till rätt period. Momsjustering efter inbetalning.
Avtal kan signeras digitalt via BankID, touch-sign eller e-postsignering. Du ser direkt om en part har signerat och påminnelse kan skickas automatiskt. När båda parter signerat låses dokumentet och sparas i systemet. Detta kortar ledtider vid inflyttning, minskar utskrifter och skapar full spårbarhet på när och av vem avtalet signerades.
Tecta stödjer elektronisk fakturering via EDI, vilket gör det enkelt att fakturera företags- och kommunala hyresgäster som kräver elektroniskt format. Fakturorna skickas automatiskt i korrekt standard utan att du behöver logga in i separata portaler.
Fastighetsregistret i Tecta ger dig full struktur över alla fastigheter du administrerar. Varje fastighet har koppling till objekt, avtal, dokument och tekniska ärenden. Du ser status för både uthyrning och drift i samma vy.
Med Fortnox-integrationen kan Tecta antingen fungera som primärt faktureringssystem eller endast som bokföringsmotor. Aviseringar kan skickas direkt till Fortnox som kundfakturor, och när betalningar registreras där synkas de tillbaka till Tecta. Du slipper importera och exportera filer och håller både avtalshantering och bokföring synkade utan dubbelarbete. Detta gör att ekonomiavdelningen kan arbeta vidare i Fortnox med full data från Tecta. Välj mellan två integrationer, antingen skickas kopia av hyresavin till Fortnox fakturering eller så skickas konteringen till Fortnox bokföring.
Hyresavtal kan skapas i Tecta baserat på Fastighetsägarnas mallar, egna avtal eller Tectas egna mallar. Du fyller i avtalstid, hyresnivå, indexreglering och tillval, och systemet kopplar avtalet automatiskt till objekt och hyresgäst. Bilagor som kan bifogas direkt. Avtalshistorik sparas, så du alltid kan se tidigare versioner eller uppsagda kontrakt. Samma vy fungerar för både bostäder och kommersiella avtal. Signera dokument digitalt med Tectas system. Oavsett om det är hyresavtalet som Tecta tillhandahåller, ditt egna uppladdade avtal eller uppsägningsavtalet som ska signeras gör du det enkelt med BankID med Tectas system.
Varje hyresgäst har en samlad profil där du ser kontaktuppgifter, avtal, betalningar och ärenden. Du styr också deras kommunikationssätt och betalmetoder.
Hyresgästportalen ger hyresgäster möjlighet att själva se sina avier och status, se kommunikation och göra felanmälningar. All aktivitet syns direkt i Tecta.
Med hyreshöjningsfunktionen kan du justera hyror enligt KPI eller procentuellt. Systemet räknar ut nya belopp och uppdaterar avier automatiskt.
Hyresobjekt som lägenheter, lokaler eller förråd får egna profiler med status, hyra och kopplingar till avtal och ärenden. Du ser direkt om de är lediga, uthyrda eller uppsagda.
Obetalda avier kan automatiskt skickas vidare till inkassopartner. Att behöva driva in skulder kan vara tröttsamt och tär oftast på kundrelationen. Vi vet vad som krävs för att du ska få betalt utan att kundrelationen tar skada.
Kivra är en digital brevlåda som gör det möjligt att ta emot post direkt i mobilen eller på datorn. Det är ett säkert, smidigt och miljövänligt alternativ till traditionell papperspost.
Kivra är en smart lösning för dig som vill ha bättre kontroll över din viktiga post, samtidigt som du gör en insats för miljön.
Som fastighetsägare kan du enkelt skicka meddelanden till dina hyresgäster. Välj om du vill nå alla hyresgäster kopplade till en hyresvärd, en specifik fastighet eller en enskild hyresgäst. Meddelanden kan skickas via e-post, SMS eller direkt till Hyresgästportalen för snabb och smidig kommunikation.
Kontrollpanelen i Tecta ger dig en översikt över alla viktiga händelser i realtid – till exempel obetalda hyror, inkomna felanmälningar eller avtal som är på väg att löpa ut. Den fungerar som ett nav där du snabbt ser vad som kräver åtgärd.
Du kan göra kreditkontroll direkt i systemet. Vår kreditmotor ger rekommendation om hyresgästen är godkänd eller inte. Vi leverarar givetvis beslutsunderlaget så att du kan ta ett eget beslut.
Tecta använder en flexibel licensmodell där du betalar utifrån antal objekt som äruthyrda. Du kan börja enkelt och utöka eller sänka vid behov.
Marknadsplatsen i Tecta fungerar som en central plats där du kan aktivera tilläggstjänster som autogiro, bankintegration g, e-faktura/EDI, inkasso, Fastighetsägarnas dokument med mera. Du behöver inte kontakta support eller vänta på implementering – du väljer endast de funktioner du vill använda, och systemet aktiverar dem direkt. Det gör att Tecta kan växa tillsammans med din verksamhet utan att byta plattform.
Med vår printtjänst slipper du allt krångel kring traditionella brevutskick. När du skickar direkt via Tecta tar vi hand om hela processen åt dig – vi skriver ut, kuverterar, frankerar och ser till att breven lämnas in till Posten. På så sätt kan du hantera både digitala och fysiska utskick från samma system, utan extra steg eller dubbelarbete. Det är lika smidigt som att skicka ett mejl, men med tryggheten att mottagaren får sitt brev i brevlådan.
Rapportfunktionen ger överblick över hyror, betalningar, vakans, tekniska ärenden och mer. Rapporter kan exporteras till Excel eller PDF.
Med SMS-utskick i Tecta kan du nå hyresgäster direkt med viktiga meddelanden som driftstörningar, påminnelser eller information. Utskick kan göras individuellt eller till hela fastigheter med ett klick.
Den tekniska förvaltningsmodulen låter dig hantera felanmälningar, ronderingar, besiktningar med mera i ett system som är kopplat direkt till objekt och hyresgäster. Ärenden kan tilldelas och statusuppdateringar loggas. Du kan även hantera nyckelkvittens, myndighetskrav och schemalagda kontroller. Detta ger full spårbarhet och eliminerar behovet av separata appar eller pärmar.
Integrera mot Visma eEkonomi
Med Visma-integrationen kan Tecta fungera som primärt som bokföringsmotor Du slipper importera och exportera filer och håller både avtalshantering och bokföring synkade utan dubbelarbete.
Gör livet som fastighetsförvaltare enklare med sömlös integration mellan Tecta Fastighetssystem och Viu-plattformen!
Viu är en plattform för fastighetsbolag att dela med sig av relevant information till hyresgäster och besökare i publika miljöer via skärmar som WallPads och WallTags.
Några av de vanligaste frågorna vi får.
Tecta bygger nästa generations digitala verktyg för fastighetsbranschen.
Tecta är ett så kallat SaaS-bolag tillhandahåller en molnbaseradtjänst för fastighetsägare som behöver stöd med den tekniska och ekonomiska förvaltningen. I Tectas system kan du bland annat få fullkontroll över ditt fastighetsbestånd, koppla dokument till fastigheten, skriva avtal med dina hyresgäster antingen via att använda Tectas mallar eller att du laddar upp dina egna avtal, självklart kan du signera avtalen med BankID. Kreditkontrollera hyresgästen innan ni skriver hyresavtal. Avisera dina hyresgäster genom Tectas system, med en integration mot ditt ekonomisystem så bockas dina avier av automatiskt. Kommunicera med dina hyresgäster direkt ifrån systemet, slipp att lägga lappar i brevlådan eller sätta upp lappar i trappuppgången. Ta emot felanmälningar och uppgifter, och fördela ut de på dina medarbetare, tagga upp de olika felanmälningar eller uppgifterna så att ni senare lätt kan ta ut rapporter.
Tecta tillämpar en prenumerationsmodell, vilket innebär att du betalar för det du använder. Att logga in i systemet och att bli kund är helt gratis, du kan på så sätt utforska tjänsten utan att det kostar dig någonting. När du vill koppla en hyresgäst till ett hyresobjekt så behövs en licens, en licens kostar olika beroende på vilken typ av objekt det är du ska hyra ut. Tanken med detta är att du inte ska betala för något som du inte använder. Har du t.ex. inget aktivt avtal med en hyresgäst och din lägenhet eller lokal står tom, så kan du ta bort licensen. När du senare har ett en hyresgäst som du ska skriva avtal med så lägger du bara till licensen igen. Du kan närsomhelst uppgradera och nedgradera antalet licenser så länge de inte är bundna i hyresavtal med hyresgäster, du kan således börja med ett hyresobjekt och en hyresgäst för att testa på tjänsten innan du bestämmer dig fullt ut.
Du som fastighetsägare kan även lägga till tilläggstjänster för att förbättra din upplevelse av tjänsten, t.ex. integration mot ditt ekonomisystem osv.
Fakturering sker separat per hyresvärd, beroende på hur många licenser samt andra tjänster du använder i tjänsten.
Du börjar med att registrera dig på tecta.se och verifierar din identitet med BankID. Efter det börjar du bygga ditt fastighetsbestånd, skapar hyresobjekt och hyresgäster. Kom igång med hyresavtalen och aviseringen samt bjuder in medarbetare till dina fastigheter. Se till att få full koll på dina fastigheter.
Vi har valt att använda oss av verifiering via BankID för att det är ett tryggt och enkelt sätt att verifiera sig.
Tectas tjänst riktar sig fastighetsägare och förvaltare som behöver ett molnbaserat fastighetssystem.
Tecta vänder sig till alla fastighetsägare som vill få koll på sin ekonomiska- och tekniska förvaltning.
Tecta tjänar pengar på de licenser samt tilläggstjänster som du använder dig av. Avgifterna faktureras per hyresvärd/bolag. Det innebär att du som fastighetsägare kan ha antingen en/ett hyresvärd/bolag kopplad till en fastighet eller en/ett hyresvärd/bolag kopplad till flera olika fastigheter.
Din personliga information är trygg hos oss. Personliga uppgifter är alltid skyddade och visas aldrig utåt. Alla personuppgifter och transaktioner hanteras enligt strikt säkerhetsstandard.
Du som fastighetsägare kan bjuda in dina medarbetare till dina fastigheter, du kan själv välja vilka fastigheter som du vill att de ska få tillgång till. Om en medarbetare behöver tas bort eller läggas till ifrån en fastighet så administrerar du det enkelt i tjänsten. När du bjuder in dina medarbetare kommer de få ett mail, de loggar också in med BankID för att komma åt tjänsten.
Om du vill ta bort ditt konto kontaktar du kundtjänst som kommer att hjälpa dig.
En hyresvärd är i regel den person/firma som äger fastigheten. En hyresvärd behövs i vårt system då fastigheten, hyresobjekten, hyresgästen, kontrakten och aviseringen kopplas samman med hyresvärden.
Du börjar med att skapa en hyresvärd, hyresvärden kopplas sedan till fastigheten. Har du flera ingångar på fastigheten, t.ex. 1,2,3 eller A, B, C och vill dela upp dessa behöver du skapa separata fastigheter. Du kan
dock koppla alla till samma hyresvärd.
Du skapar sedan hyresobjekten och kopplar dem på samma sätt till rätt fastighet. Gå sedan vidare till att skapa hyresgästen och kopplat hyresavtalet till hyresgästen. När avtalet är aktivt kommer systemet att
genererar hyresavier per automatik baserat på när du satt startdatumet. Information som fylls i för hyresvärden hamnar på avtal och hyresavier.
Full översikt på dina fastigheter. Koppla fastigheten till en hyresvärd, självklart kan flera fastigheter kopplas till samma hyresvärd. Har du t.ex. flera ingångar på en fastighet, t.ex. 1,2,3 eller A, B, C och vill dela upp dessa i olika fastigheter kan du enkelt skapa separata fastigheter för dessa. Du fyller i den nödvändig information och väljer om du vill bifoga information om fastigheten, boendepärm, kontroller etc. Du väljer själv om dessa dokument ska vara synliga för hyresgästen eller inte.
Om andra personer behöver tillgång till en fastighet kan man enkelt lägga till användare. Man kan välja mellan endast läsbehörighet och full tillgång. Att lägga till ytterligare användare till dina fastigheter är kostnadsfritt.
Ett hyresobjekt kan antingen vara en lägenhet, lokal, lager/förråd, parkeringsplats eller garageplats. När du skapar hyresobjektet kopplar du det till den fastigheten som den tillhör. Informationen som du anger under hyresobjektet så som antal rum, våningsplan och objektnummer kommer att synas i hyresavtalet. Du kan ange kostnader kopplade till hyresobjektet, dessa kostnader kommer att för ifyllas när du skapar ett hyresavtal men du kan redigerar dessa i avtalsverktyget.
En hyresgäst kan antingen vara en privatperson eller ett företag. Under hyresgästen anger du information så som hyresfrekvens, distributionssätt med mera. Har du en hyresgäst som hyr fler objekt från dig kan du välja att samfakturera allt på samma avi. För att ett företag ska kunna signera hyresavtal med BankID krävs det att du lägger till en firmatecknare eller avtalstecknare under hyresgästen.
Vill eller kan inte hyresgästen stå själv på hyresavtalet, lägg till en medsökande eller borgensman. Även dessa kommer att behöva signera hyresavtalet.
Du som användare kan antingen välja på att använda Tectas avtalsmaller eller ladda upp dina egna avtal. Oavsett så kan du signera båda med hjälp av BankID. Tecta tillhandahåller mallar för lägenhet, lokal, lager/förråd, parkeringsplats och garageplats.
Avtalet kopplar ihop en hyresgäst med ett hyresobjekt och
ligger som grund till hyror och avisering. Självklart kan du addera om avtalet
ska innehålla rabatter, med eller utan moms eller när första aviseringen ska
ske.
För dig som redan har befintliga hyresavtal så behöver du
ändå lägga in den informationen i Tectas system så att systemet kan hjälpa dig
med att generera hyresavier. Du gör då valet ”Signera manuellt och i nästa steg
bockar du i att avtalet redan är signerat. Avtalet kommer då få status ”Aktivt”
och systemet vet då om att den ska generera hyresavier för detta avtal. Genereringen
av hyresavier/fakturor sker per automatik av Tectas system den 1:a i sker varje
månad eller kvartal beroende på inställning.
Hyresavtalet kan antingen skickas via ett SMS eller E-post
om signeringen sker via BankID
Tectas system generar automatiskt hyresavierna den 1: a i varje månad eller kvartal beroende på inställningen, du som fastighetsägare ansvarar sedan för när du vill skicka ut dem till dina hyresgäster. Hyresavierna baseras på innehållet i hyresavtalet. När en hyresavi är i status ”Att hantera” kan du enkelt editera informationen om det skulle behövas.
Tecta erbjuder två integrationer mot Fortnox, antingen skickas in kopia av hyresavin till Fortnox fakturering eller så skickas konteringen till Fortnox bokföring. För det senare alternativet periodiserar vi inte bara momsen rätt, vi justerar även den när hyresgästen betalar. Använder du inte Fortnox så genererar vi en SIE-fil som du enkelt kan exportera till valt ekonomisystem.
Du behöver själv skapa ett konto hos Fortnox för att kunna använda dig av våra integrationer.
Använder du integrationen mot Fortnox fakturering så synkas de ändringar som görs i Fortnox med Tecta och vice versa.
Tecta erbjuder två integrationer mot Fortnox, antingen skickas en kopia av hyresavin till Fortnox fakturering eller så skickas konteringen till Fortnox bokföring. För det senare alternativet så periodiserar vi inte bara momsen rätt, vi justerar även den när hyresgästen betalar. Du integrerar systemen med varandra genom att gå till Fortnox marknadsplats och välj Tecta eller gå till Tectas marknadsplats och välja Fortnox.
Vi erbjuder en integrationslösning med Creditsafe som tillåter dig som hyresvärd att göra en kreditkontroll på din hyresgäst innan ni ingår i ett avtal. Notera att Tecta inte ansvarar för eventuella kreditförluster kopplade till kreditkontrollen. På omfrågandekopian som går ut till kund kommer dina uppgifter som hyresvärd att synas. Notera också att du måste informera hyresgästen innan du gör en kreditkontroll.
Tecta är ett så kallat SaaS-bolag, vilket innebär att vi är en typ av molntjänst som tillhandahåller programvara över internet. Att logga in i systemet och att bli kund är helt gratis, du kan på så sätt utforska tjänsten utan att det kostar dig någonting. När du vill koppla en hyresgäst till ett hyresobjekt så behövs en licens, en licens kostar olika beroende på vilken du väljer av lägenhet, lokal, lager/förråd, parkeringsplats etc. Du kan närsomhelst uppgradera och nedgradera antalet licenser så länge de inte är bundna i hyresavtal med hyresgäster, du kan således börja med ett hyresobjekt och en hyresgäst för att testa på tjänsten innan du bestämmer dig fullt ut.
Ladda upp viktig information om fastigheten, välj om du vill att information ska vara synlig för hyresgästen eller inte.
Ladda upp viktig information om lägenheten, välj om du vill att information ska vara synlig för hyresgästen eller inte. T.ex. kvitton för inköp, ritningar på objektet.
Besiktningar, felanmälan, uppgifter eller nyckelkvittenser. Allt du behöver för att ha koll på ditt fastighetsbestånd. Självklart kan du signera protokoll och kvittenser med BankID.
Om hyresgästen hyr flera objekt av dig som hyresvärd kan dessa samlas på en och samma avi.
